Important: New Microsoft requirements for e-mail senders (May 2025)

Introduction

À partir du 5 mai 2025, Microsoft renforce ses règles de délivrabilité pour les expéditeurs d’e-mails en masse. Concrètement, les entreprises qui envoient de gros volumes de courriels (typiquement plus de 5 000 messages par jour) vers les services Outlook.com/Hotmail sont désormais soumises à de nouvelles exigences strictes. Ces changements s’alignent sur les initiatives similaires de Gmail et Yahoo en 2024 visant à renforcer la sécurité de l’écosystème email. Microsoft cherche ainsi à mieux protéger ses utilisateurs contre le spam et le phishing, tout en améliorant la délivrabilité pour les expéditeurs légitimes. En imposant l’authentification systématique des messages, la firme espère réduire l’usurpation d’identité (spoofing) et les courriels malveillants, ce qui bénéficie à la fois aux destinataires et à la reputation compliant shippers.

Il est important de noter que ces exigences concernent les services de messagerie grand public de la société (tels que Outlook.com, Hotmail, Live.com), et non les boîtes email professionnelles gérées par Office 365. Néanmoins, toute organisation communicant par email a intérêt à s’y conformer dès que possible. Dans cet article, nous décrivons les changements clés et leur importance, notamment l’mandatory authentication emails, the user complaint managementthe consequences in the event of non-compliance, as well as recommendations and a preparation checklist to help your company stay on track. A formal and technical tone is adopted to provide a clear and comprehensive view of these new requirements.

Authentification obligatoire : SPF, DKIM et DMARC

Microsoft now requires strict authentication of all emails sent in high volume to its domains. This means that set up SPF, DKIM and DMARC de manière correcte sur votre domaine d’envoi, sans exception. Ces trois mécanismes, bien connus des spécialistes, permettent de vérifier l’identité de l’expéditeur et l’intégrité du message :

• • SPF (Sender Policy Framework)

     SPF: an SPF record in your domain's DNS lists the mail servers authorized to send e-mail on your behalf. This mechanism enables the receiving server to check that the message comes from an IP approved by the sending domain.

• • DKIM (DomainKeys Identified Mail)

    DKIM adds a digital signature to the header of each e-mail, created using a private key linked to your domain. The receiving server can validate it via the public key published in your DNS, guaranteeing that the content has not been altered and that the sending domain is authentic.

    DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) DMARC is a policy published in the DNS that specifies how to handle e-mails that fail SPF/DKIM checks. Above all, DMARC requires that the sender domain (the From:) or aligned with that used by SPF or DKIM. In other words, at least one of the two (SPF or DKIM) must succeed. and contain the same domain as the sender address (ideally, the two should be aligned). A minimum DMARC configuration of p=none (i.e. in surveillance mode without automatic rejection) is required by Microsoft.

La société a rendu ces contrôles mandatory pour les expéditeurs à haut volume. Tout message provenant d’un domaine qui n’a pas de SPF/DKIM valides ou pas de DMARC aligné sera considéré comme non-compliant. Outlook.com will then begin filtering these unauthenticated emails into the Junk mail (Junk) from May 5, 2025. This initial phase serves as a warning, giving senders time to correct any authentication problems. However, Microsoft has already announced that, in the long term, e-mails that remain non-compliant may be rejected outright (so blockedIn other words, without properly configured SPF/DKIM/DMARC, your messages may never reach your customers' inboxes. In other words, without properly configured SPF/DKIM/DMARC, your messages may never reach your customers' inboxes.

Email authentication is a crucial technical element not only for complying with these new rules, but also for ensuring the reliability of your mailings. These are long-established industry best practices. If you haven't already done so, it's imperative that you audit your sending domains and implement these DNS records. By securing the identity of your e-mails, you also protect your brand against spoofing and increase e-mail providers' trust in your messages, which will improve your overall deliverability rate.

Managing user complaints and their impact on deliverability

Beyond the purely technical aspects, managing user complaints is an essential pillar of deliverability. A user complaint survient lorsqu’un destinataire marque votre email comme indésirable (spam) dans sa messagerie. Chaque fois que cela se produit sur Outlook.com ou tout autre service, c’est un signal négatif envoyé au fournisseur : en substance, vos emails ne sont pas désirés par les destinataires. Microsoft, comme les autres FAI, surveille de près le complaints rate (spam rate) des expéditeurs. Si ce taux devient trop élevé, la réputation de l’expéditeur se dégrade et la probabilité que vos futurs messages soient filtrés en spam augmente drastiquement. En effet, un taux de plaintes excessif entraîne directement une baisse de votre sender score (reputation score), more emails are redirected to spam, or blocked altogether, and even exposed to the risk of blacklisting. In other words, user complaints can destroy your deliverability if they are not controlled.

It is therefore crucial to minimize complaints upstream. To do this, first make sure that the relevance and consent de vos envois : n’écrivez qu’à des contacts qui ont volontairement opté pour recevoir vos communications (opt-in). Évitez les contenus trompeurs ou trop agressifs qui pourraient susciter de la contrariété chez le lecteur. Offrez systématiquement une single exit A clearly visible unsubscribe link in every e-mail that works immediately. An unhappy recipient should be able to unsubscribe with one click - it's always better if they click on "Report as spam". Finally, set up a follow-up system for complaints received: for example, by signing up to the Feedback Loop (feedback loop) offered by some providers, including Microsoft via its spam reporting program. These mechanisms send you notifications when your messages are flagged as spam, enabling you to quickly remove from your list and re-examine your mailing practices. In short, good user complaint management - combining prevention (opt-in, quality content, appropriate frequency) and reactivity (effective unsubscriptions, deletion of complainants) - is essential to preserve your reputation as a sender and maintain a high inbox placement rate.

Consequences of non-compliance

Companies that fail to comply with these new requirements are liable to fines and penalties. severe consequences in terms of deliverability. The first sanction, as already mentioned, will be the systematic placement of your non-compliant e-mails in spam box to Outlook/Hotmail recipients. In concrete terms, after May 5, 2025, if your domain has not implemented SPF, DKIM and DMARC correctly, your campaigns can be delivered, but will end up in the Junk mail instead of the inbox - drastically reducing their visibility.

If, despite this warning, your configurations remain faulty, Microsoft reserves the right to go further by simply blocking your shipments in the future. This scenario of total rejection, planned for a second phase (at a later date to be announced), means that non-compliant messages will be refused by Microsoft servers and will no longer even reach users' spam folders. Such blocking can be devastating for companies whose communications or business activities depend on emailing.

In addition to filtering and immediately blocking your messages, it is important to understand that the reputation of your sender domain will suffer. Microsoft makes it clear that it will be able to take negative measures (filtrage, blocage) contre les expéditeurs négligents, en particulier en cas de manquements graves aux règles d’authentification ou aux bonnes pratiques d’hygiène de liste. Une mauvaise réputation se propage : d’une part, elle est prise en compte par les filtres Outlook pour décider du sort de vos emails futurs, et d’autre part, elle peut être partagée (directement ou indirectement) avec d’autres fournisseurs de messagerie. Par exemple, si votre domaine ou vos IP apparaissent dans des listes noires en raison de plaintes ou d’authentifications manquantes, Gmail, Yahoo et consorts pourraient également vous pénaliser. Il est souvent très difficile de regagner la confiance des FAI une fois qu’on l’a perdue. En somme, not to comply to these Microsoft requirements will inevitably lead to spam mailings, possibly a total block of your emails, and a lasting damage to your reputation sender - which will complicate all your subsequent email marketing actions.

Additional recommendations for improving deliverability

Outre les obligations d’authentification, la société a mis en avant plusieurs best practices que les expéditeurs devraient suivre afin d’optimiser leur délivrabilité et de préserver la confiance des destinataires. Voici une liste de recommandations clés à appliquer sans tarder :

• • Use valid and consistent sender addresses Make sure that the From: (and possibly Reply-To:) used is a real address that can receive replies, and ideally the Reply-To should be on the same field address. Avoid "no-reply@" addresses, which frustrate recipients. Consistent sender addresses reinforce the credibility of your emails.

• • Include a functional unsubscribe link in every email the unsubscribe link must be easily visible and operational immediately. Avoid "hiding" it in an obscure corner or taking several days to process - it has to be instantaneous. A recipient who no longer wants your e-mails must be able to opt out cleanly, otherwise they'll click on "spam".

• • Maintain rigorous list hygiene efficient management of bounces (invalid addresses) and the quality of your mailing lists. Microsoft insists on the need to regularly delete invalid addresses of your database. By eliminating inactive or erroneous addresses, you reduce not only returns to sender, but also the risk of spam complaints (because an up-to-date list contains only committed contacts). A healthy database mechanically improves your reputation and inbox placement rates.

• • Adopt transparent and ethical mailing practices get the explicit consent people before you send them messages (clear opt-in), and keep your promises on content and frequency. Be honest in yourobject and your headers: don't oversell or use misleading information, at the risk of disappointing recipients and generating spam complaints. In short, do as you say and say as you do - transparency creates a climate of trust that is conducive to deliverability.

• • Monitor your reputation indicators : il est conseillé d’utiliser des outils de suivi de délivrabilité (par exemple les rapports DMARC agrégés, ou des plateformes comme la Micro SNDS – Smart Network Data Services) to keep an eye on the reputation of your IPs and sending domains. Active monitoring will enable you to quickly detect any signs of deterioration (increased complaints, lower open rates, etc.) and react accordingly. Keeping abreast of your standing with ISPs is one of the best practices for a sustainable e-mailing program.

By applying all these recommendations, you're putting every chance on your side pour maximiser la délivrabilité de vos campagnes. La société indique d’ailleurs qu’en cas de non-respect de ces bonnes pratiques, des actions de filtrage ou de blocage ne sont pas exclues dans les cas graves. Il est donc dans votre intérêt de traiter ces points avec sérieux. Beaucoup de ces principes relèvent du common sense The new Microsoft rules are a reminder of their importance, and elevate them to the status of a quasi-industrial standard.

Preparation checklist

To help you review the actions you need to take before the May 5, 2025 deadline, here's an overview of what you need to do. quick preparation checklist. Utilisez-la afin de vérifier que votre organisation est prête et conforme aux nouvelles exigences :

• • Check your DNS authentication records Make sure that each sending domain has a valid SPF record (containing all IPs or sending services used), a correctly deployed DKIM key and active on your shipments, and a DMARC record in place (with at least p=none et des alignements conformes entre le domaine d’expéditeur et SPF/DKIM). Testez ces configurations à l’aide d’outils en ligne ou de rapports DMARC pour vous assurer qu’elles passent les contrôles chez les fournisseurs.

• • Corrigez les éventuels problèmes d’authentification dès maintenant : si votre SPF dépasse la limite ou manque des entrées, remédiez-y ; si DKIM n’est pas encore implémenté sur certaines plateformes d’envoi, planifiez son déploiement sans délai ; si vous n’avez pas de politique DMARC, publiez-en une. N’attendez pas la dernière minute pour résoudre ces questions techniques, car la propagation DNS peut prendre du temps et la moindre erreur pourrait vous faire basculer en spam une fois le seuil de tolérance expiré.

• • Control your sender and reply-to addresses Review the email addresses used in your "From" and "Reply-To" headers. Ban generic addresses that are not monitored. Each sender address must be valid and ideally be able to receive returns. If you're still using "no-reply" addresses, replace them with an address managed by your team, or at the very least clearly explain how the recipient can contact you otherwise. Match the domains used for the sender and reply-to so as not to arouse the suspicion of filters.

• • Test the unsubscribe link in your emails : envoyez-vous un exemplaire de vos mailings ou envois SMTP et essayez de vous désinscrire en utilisant le lien fourni. Vérifiez que le processus est simple et effective immediately (instant confirmation or within 24 hours maximum). Correct any malfunctions or abnormal delays. If your emails don't have an unsubscribe link, add one without fail - this is not only required by Microsoft best practices, but also by most anti-spam laws.

• • Clean up and segment your recipient base Take advantage of this period to clean up your lists. Remove addresses that are invalid, obsolete or generate bounces (bounces) répétés. Identifiez les abonnés inactifs de longue date : envisagez de les exclure progressivement de vos envois ou de mener une campagne de re-confirmation de consentement, afin de ne conserver que les contacts réellement engagés. Une liste plus restreinte mais réactive vaut mieux qu’un fichier pléthorique plein d’adresses dormantes qui nuisent à vos statistiques et alertent les filtres.

• • Raise awareness among your teams and partners : assurez-vous que tous les intervenants impliqués dans l’envoi d’emails (équipes marketing, prestataires d’emailing, services informatiques…) sont au courant de ces nouvelles règles. Partagez-leur les exigences et bonnes pratiques à respecter. Vérifiez notamment que vos sous-traitants techniques (routing, routage SMTP) respectent bien SPF/DKIM de leur côté. Il est crucial que l’ensemble de la chaîne d’envoi soit alignée sur ces standards de conformité.

• • Surveillez les communications officielles: Microsoft a annoncé qu’elle fournirait des mises à jour sur le calendrier de déploiement complet, notamment quand interviendra la phase de rejet total des emails non conformes. Restez à l’affût des annonces ou des billets de blog officiels dans les mois qui viennent. Abonnez-vous éventuellement aux flux d’informations de Office 365 ou de la communauté technique. Cette veille vous permettra d’anticiper d’autres ajustements et d’être informé dès qu’une date butoir pour le blocage sera fixée.

En cochant tous les points de cette checklist, vous devriez arriver au 5 mai 2025 parfaitement prepared. Vos infrastructures seront aux normes, vos bases de données assainies, et vos processus adaptés aux attentes des fournisseurs de messagerie modernes. Cela réduit fortement le risque de mauvaise surprises.

Conclusion

Les nouvelles exigences en matière d’envoi d’emails marquent une étape importante vers un écosystème plus sûr et plus fiable. L’authentification généralisée via SPF, DKIM et DMARC, conjuguée à une hygiène exemplaire des listes et au respect des bonnes pratiques, deviendra la norme pour quiconque souhaite atteindre sans encombre la boîte de réception de ses destinataires. Bien que ces changements puissent représenter un effort technique et organisationnel non négligeable, ils constituent une opportunité d’improve your performance d'emailing sur le long terme. En effet, un expéditeur qui suit ces règles aura non seulement la faveur d’Outlook.com, mais également de l’ensemble des fournisseurs de messagerie, ce qui se traduira par un meilleur taux d’ouverture et une confiance accrue de la part de son audience.

Visit countdown est lancé : il reste peu de temps avant l’échéance du 5 mai 2025. Si vous n’avez pas encore entamé cette mise en conformité, le moment d’agir est now. Start today to audit your systems, train your teams and deploy the necessary solutions. The more you anticipate these adjustments, the smoother the transition will be, with no negative impact on your campaigns. Conversely, any procrastination could pay off in unexpected spam placements, a last-minute emergency that's difficult to manage, or worse, an abrupt halt to your email communications.

By taking the initiative and applying the advice presented in this article, you can turn these new obligations into assets. You'll enhance the security of your shipments and the reputation de votre domaine, tout en maximisant vos chances de joindre vos clients là où cela compte : dans leur boîte de réception. Adaptez-vous sans attendre à ces exigences – votre deliverability et l’efficacité de vos campagnes en dépendent. En fin de compte, se conformer à ces standards n’est pas seulement une contrainte imposée, c’est aussi l’opportunité de participer à l’assainissement de l’écosystème email et de faire partie des expéditeurs de confiance sur lesquels les fournisseurs et les utilisateurs peuvent compter. Préparez-vous dès maintenant, et vos emails continueront d’arriver à bon port en 2025 et au-delà.

Pour une vue d’ensemble des pratiques recommandées par d’autres fournisseurs de messagerie, contactez nous ou consultez notre article dédié aux Good deliverability practices at Gmail and Yahoo. Here you'll find additional tips on how to optimize your e-mailings and ensure better reception by these services.

Sources : Microsoft Tech Community, Badsender